Administrar os gastos de uma empresa é
prática fundamental para o controle financeiro dos negócios, saber quanto e
como estão distribuídos os valores possibilitará fazer análises financeiras,
cálculos do ponto de equilíbrio (break even point), margem de contribuição, projeções,
precificação de novos produtos, entre outros.
O objetivo do gestor financeiro é
maximizar o lucro da empresa através do controle dos gastos decorrentes das
operações realizadas. A administração dos gastos é de responsabilidade do
gestor financeiro, mas para as M&PEs que operam com mão de obra enxuta essa
responsabilidade às vezes passa a ser do empreendedor, então cabe ao
empreendedor saber e entender essa prática para conduzir o controle financeiro
da empresa.
O primeiro passo na administração dos
gastos é entender a estrutura e os conceitos:
Gasto é a
compra de um produto ou serviço. É representado por toda e qualquer aquisição
de bem ou serviço que a empresa faça.
- Custo é todo gasto incorrido na produção de um bem ou na prestação de um serviço. Tudo o que for gasto para poder gerar um produto ou realizar a prestação de um serviço será considerado como custo. Por exemplo, uma transportadora: Salário do motorista, Combustível, Pneus.
- Despesas são gastos que a empresa incorre buscando obter receita. Geralmente os gastos que não são considerados como custo ou não foram para gerar um produto ou serviços são considerados como despesa. Por exemplo: Aluguel do Escritório, Salário funcionários do escritório, Comissão de vendedores.
- Perda são gastos com bens e serviços de forma involuntária, foram gerados sem que a empresa desejasse. Por exemplo: Avarias, multas de transito, perda de material.
- Investimento são gastos que a empresa incorre visando por meio deles a obter benefício. Por exemplo: Terreno, Imóveis, Compra de estoque (compra de estoque é considerada investimento, após ser aplicado no produto passa ser custo).
Os custos são divididos em dois Fixo ou Variável e podem ser Diretos ou Indiretos:
Custo
Fixo são aqueles gastos que não variam de acordo com a produtividade
ou quantidade produzida.
Por exemplo: O salário do motorista na
transportadora é um custo fixo, por que não varia de acordo com o volume de
serviço prestado.
Custo
Variável já são aqueles gastos que variam de acordo com a produtividade ou
quantidade produzida.
Por exemplo: A comissão do motorista
na transportadora é um custo variável, por que varia de acordo com o volume de
serviço prestado.
A classificação de fixo/variável
também se aplica as despesas podendo ser despesas fixas ou despesas variáveis.
Por exemplo: Salários dos funcionários
de vendas são despesas fixas, porém a comissão dos funcionários de vendas são
despesas variáveis.
Custo
Direto são gastos que podem ser diretamente apropriados, bastando apenas
que seja quantificado o consumo.
Por exemplo: para produzir um produto
teve um gasto com uma embalagem, neste caso, o custo da embalagem é direto por
que é possível apropriar a produção do produto.
Custo
Indireto são gastos que não oferecem uma medida direta ou objetiva e a sua
alocação é feita de forma estimada ou por rateio.
Por exemplo: o custo do salário do
chefe de produção não é possível atribuir a qual produto será alocado, neste
caso, considera-se um custo indireto e a alocação deste tipo de custo ao
produto é feita por estimativa ou rateio.
Depois de entender a estrutura dos
gastos o próximo passo é contas contábeis, grupos e plano de contas.
“As contas
contábeis constituem-se representações escrituradas
de bens, direitos, obrigações, capital, reservas, etc. de uma entidade. A montagem de um Plano de Contas deve ser personalizada,
por empresa, já que os usuários de informações podem necessitar detalhamentos
específicos, que um modelo de Plano de Contas geral pode não compreender” (Portal
da Contabilidade).
Para as pequenas empresas
com estrutura enxuta não há necessidade de criar um plano de contas detalhado e
com informações desnecessárias, o ideal é deixar o plano de contas estruturado
com base nas separações dos gastos e fácil de ser interpretada pelo gestor dos
negócios para as tomadas de decisões.
Além das contas contábeis criar os
grupos de contas com base nos conceitos básicos de contabilidade e no balanço
patrimonial também auxiliará nas análises financeira, mas como estamos tratando
das micro e pequenas empresas e no que diz a Lei 9317/96 ficando dispensada a elaboração do balanço
patrimonial a estrutura pode ser de forma personalizada sem a necessidade de
denominações detalhadas.
Plano de
Contas
O plano de contas também pode ser conhecido como plano
orçamentário, elenco de contas ou modelo de contas, é uma a lista de contas que
apresenta os registros das operações ou movimentações financeiras da empresa.
Para criar um plano de contas é importante primeiro diagnosticar
cada conta criada para fazer as classificações dos gastos de forma correta.
O diagnostico de conta é simplesmente um
processo de perguntas e respostas para cada conta criada e a classificação da
estrutura de gastos vai depender de cada empresa, ou seja, as classificações
variam de acordo com cada tipo de negócio e gestão da empresa.
Por exemplo, vamos imaginar uma transportadora que faz o
transporte rodoviário de cargas e que tem combustível gasto com veículos da
frota (Caminhão que presta o serviço) e combustível gasto com veículos da
administração (Veículos utilizados pelos funcionários).
Neste caso, será necessário criar duas contas contábeis fazendo o
diagnostico e classificando;
Conta: Combustível
Frota
Este tipo de gasto é para gerar o serviço? Sim! Então definimos
como CUSTO.
Este tipo de gasto varia de acordo com o aumento ou diminuição dos
serviços prestadores? Sim! Então definimos como VARIÁVEL.
Este tipo de gasto é possível identificar a quantidade gasta por
serviço prestado? Sim! Então definimos como DIRETO.
Sendo assim, os gastos com Combustível da Frota são classificados como Custo, Variável e Direto, por que é um
gasto que faz parte do serviço prestado, esse tipo de gasto varia de acordo com
o volume de serviço prestado e é utilizado de forma direta na prestação do
serviço.
Conta: Combustível
Adm
Este tipo de gasto é para gerar o serviço? Não! Então definimos
como DESPESA.
Este tipo de gasto varia de acordo com o aumento ou diminuição dos
serviços prestadores? Não! Então definimos como FIXO.
Este tipo de gasto é possível identificar a quantidade gasta por
serviço prestado? Não! Então definimos como INDIRETO.
Sendo assim, os gastos com Combustível da Administração são classificados como Despesa, Fixo, Indireto, por que não é um
gasto que faz parte da prestação do serviço, é fixo por que não sofre alteração
com relação ao aumento ou diminuição do volume de serviço prestado e indireto
por que não é possível identificar qual serviço prestado gerou esta despesa.
Para cada conta contábil será necessário fazer o diagnostico e a
classificação para que se obtenha um plano de contas estruturado e completo.
Veja abaixo um modelo simples de plano de contas elaborado em Excel para aplicação em planilhas empresariais e controle financeiro;
Entendendo a estrutura dos gastos e um plano de contas o próximo
passo agora é implantar no negócio, mas para isso será necessário um software
ou um gerenciamento simples em Excel.
No mercado de softwares alguns sistemas já oferecem a estrutura de
administração de gastos incorporada ao controle financeiro e as operações da
empresa e também é possível encontrar planilhas prontas. Não recomendo adquirir
um software sem antes verificar a viabilidade no seu negócio, também não
recomendo comprar planilhas prontas, o ideal é criar uma de acordo com o porte
e a necessidade da sua empresa.
Antes de tomar qualquer decisão consulte seu consultor!
Referências
Nogueira, Daniel Ramos, Contabilidade de custos: ciências
contábeis, São Paulo, Pearson Education do Brasil, 2009.
Instrumento
de Apoio Gerencial (SEBRAE):
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